Opinnot ja työelämä sekä erityisesti etätyöskentely vaativat usein itsenäistä aikatauluttamista ja oman työn hallintaa.
Tyypillisiä ajanhallinnan työkaluja ovat
tavoitteiden asettelu,
tehtävien pilkkominen,
priorisointi ja aikatauluttaminen sekä
ajan seuraaminen esimerkiksi ajastimien avulla.
Ajanhallinnan on havaittu olevan yhteydessä mm. työtehokkuuteen, työtyytyväisyyteen, motivaatioon ja hyvinvointiin. Ajanhallinnan tekniikat voivat vähentää tehtävien lykkäämistä eli vitkuttelua sekä stressiä. Kaikilla on joskus vaikeuksia ajanhallinnassa. Ihmiset hahmottavat aikaa eri tavoin ja joillekin on vaikeampaa säädellä aikaa, omaa toimintaa ja keskittymistä. Toisaalta esimerkiksi väsyneenä ja kuormittuneena ajanhallinta on usein vaikeampaa.
Tavoitteenasettelu ja motivaatio
Mitä tavoitteita sinulla on tälle vuodelle, kuukaudelle, viikolle ja päivälle? Tavoitteiden kirjoittaminen muistiin usein motivoi ja parantaa todennäköisyyttä saavuttaa tavoitteet. Tavoitteiden on hyvä olla mahdollisimman konkreettisia.
Opiskelija voi kirjoittaa ylös esimerkiksi mitkä kurssit haluaa käydä, mihin kursseihin haluaa panostaa ja milloin haluaa valmistua. Voi olla järkevää kirjoittaa ylös, miksi näitä tavoitteita tavoittelet. Miksi esimerkiksi opiskelet tätä alaa? Mitä haaveita sinulla on urallasi? Millainen ihminen haluat tulevaisuudessa olla?
Mikäli käytät muistikirjaa tai sähköistä tehtävälistaa, kuten Trelloa, voit laittaa sinne oman osion tavoitteiden listaamiseen.
Kalenteriin päiväaikataulun raamit ja rutiinit
Jonkinlainen kalenteri on yleensä ajanhallinnan kulmakivi, olipa se sitten sähköinen tai paperinen. Haluatko, että kalenterissa on lisäksi tilaa esimerkiksi muistilistoille vai riittääkö yksinkertaisempi malli?
Rakenna kalenteriin päivittäisistä toimistasi perusrunko ja kirjaa kiinteät menot, kuten työajat tai harrastukset. Säännöllinen unirytmi on unen laadunkin kannalta tärkeää. Varaa aikaa levolle, liikunnalle ja esimerkiksi ystävien tapaamiselle tai heidän kanssaan puhelimessa juttelulle. Luo kalenteriin viikko- ja päivärutiineja esimerkiksi kaupassa käynnille tai kotitöille. Merkitse kalenteriin tapaamiset sekä aikaa niihin valmistutumiseen ja siirtymiin.
Viikkosuunnitelma (vaaka-asettelu)
Täytettävä pohja oman oppimisen, keskittymisen ja ajanhallinnan tueksi. Voit tulostaa pohjan tai täyttää sitä sähköisesti.
Viikkosuunnitelma auttaa sinua hahmottamaan tulevat tapahtumat ja tehtävät.
Gradututkielman osalta tehtävää voi pilkkoa osiin esimerkiksi graduntutkielmaan vaadittujen osioiden mukaan eli esim. johdanto, menetelmät, tulokset, pohdinta, lähteet. Tällainen jako on kuitenkin edelleen hyvin karkea, koska esimerkiksi johdannon kirjoittaminen vaatii yleensä useampia päiviä tai jopa viikkoja. Näitä osatehtäviä voi siis edelleen tarkentaa.
Esim. johdannon kirjoittamista voisi pilkkoa seuraaviin osatehtäviin;
Kirjoita tutkimuksen tarkoitus ja tutkimuskysymykset johdantoon.
Kirjoita ylös aiheita tai kysymyksiä, joihin johdannossa voisit yrittää vastata.
Etsi, silmäile ja listaa lähteitä liittyen ensimmäiseen aiheeseen/kysymykseen. Listaa muistiin myös vastaan tulevat lähteet, jotka liittyvät tutkielmaasi, mutteivät vielä tähän kysymykseen tai aiheeseen.
Arvioi löytämiesi lähteiden laatua ja tärkeyttä vaikkapa numeroimalla lähteet sen mukaan, missä järjestyksessä niihin kannattaa käyttää aikaa.
Kirjoita vastaus aiheeseen/kysymykseen raakatekstinä lähteiden pohjalta eli kirjoita karkea luonnos.
Viimeistele edellä kirjoitettu teksti.
Etsi ja listaa lähteitä liittyen seuraavaan kysymykseen.
Voit jatkaa tehtävälistaa tällä tapaa seuraaviin aiheisiin ja kysymyksiin.
Erilaisia tehtävälistoja
Eisenhowerin matriisi
Eräs tapa jaotella tehtäviä on Eisenhowerin matriisi. Siinä tehtävät jaetaan nelikenttään:
tärkeä ja kiireellinen
tärkeä mutta ei kiireellinen
kiireellinen mutta ei tärkeä
ei tärkeä eikä kiireellinen
Avoin, suljettu, odottavat -listat
Toinen tapa järjestellä tehtäviä on avoin, suljettu ja odottavat –lista. Tässä avoin lista sisältää kaikki tehtävänä olevat tehtävät. Suljetulle listalle siirretään vain tälle päivälle suunnitellut tehtävät ja tehtävien määrää rajataan siten, että ne on realistista saada valmiiksi.
Odottavat-lista voi olla tarpeen, jos useita tehtäviä ei voi tehdä ennen kuin joku toinen reagoi esimerkiksi sähköpostiisi. Tällöin ne eivät kuormita tehtävälistaasi turhaan ennen kuin niihin voi palata.
Liikennevalo-värikoodaus
Erityisesti paperille kirjoitetuissa tehtävälistoissa voi käyttää liikennevalo-värejä:
punainen = kiireellinen
keltainen = tärkeä mutta ei kiireellinen
vihreä = voi odottaa
Positiivinen tehtävälista
Tehdyt tehtävät kannattaa pitää näkyvissä. Se voi lisätä motivaatiota ja auttaa huomaamaan oman etenemisen. Voi olla motivoivampaa ajatella:
“Sain tänään tämänkin asian tehtyä”
sen sijaan, että keskittyisi siihen, kuinka paljon tehtävää on vielä jäljellä.
Harjoitus
Kirjaa illalla ylös asiat, jotka sait päivän aikana aikaan.
Tee aikatauluttamisesta rutiini
Ajanhallintaa helpottaa, kun aikaa varaa myös suunnittelulle. Voit kirjoittaa erikseen karkeamman tehtävälistan esimerkiksi kuukaudelle, tarkemman listan viikolle ja vielä tarkemman listan tälle päivälle. Varaa kuun alkuun ajankohta, jolloin suunnittelet kuukauden sekä varaat kalenterista ajan kunkin viikon ja päivän suunnittelulle. Suunnitteluaika voi pitää sisällään tavoitteiden asettelua ja tehtävälistojen laatimisen.
Esimerkki
Sunnuntaisin seuraavan viikon tavoitteiden ja tehtävien listaaminen
Joka aamu 10 minuuttia päivän suunnitteluun tai esimerkiksi kolmen tärkeimmän tehtävän listaamiseen
Ajanhallinta ei aina ole helppoa tai onnistu keneltäkään joka kerta. Ei kannata lannistua, vaan yrittää uudelleen. Toisinaan aikatauluttamista voi olla tarpeen tehdä tarkemmin ja järjestelmällisemmin ja toisinaan rennompi aikataulu riittää.
Ei vain ajan, vaan myös energian hallintaa
Pelkän ajanhallinnan lisäksi kannattaa miettiä tehokkuutta. Pitämällä taukoja, syömällä terveellisesti, panostamalla uneen ja liikkumalla tehostat aivojen toimintaa, ylläpidät sopivaa vireystilaa ja pysyt siten tuotteliaampana pitkin päivää. Aikataulussa kannattaa siis huomioida tauot, liikkuminen ja sopiva vaihtelu erilaisten tehtävien välillä. Päivään voi sisältyä esimerkiksi yksin työskentelyä, väliin sosiaalinen tapaaminen tai kokous, puolen tunnin rullaluistelu sekä lyhyempiä taukoja esimerkiksi tunnin välein.
Tauoilla tärkeää on irrottautua käsillä olevasta tehtävästä ja tehdä jotakin ihan erilaista, joka ei kuormita mieltä samalla tavalla. Esimerkiksi tietotyöläiselle kävely korttelin ympäri voi olla erittäin tehokas aivojen palautumisen kannalta. Toisinaan silmien ummistaminen tai rentoutusharjoitus voi tehdä hyvää aivojen toiminnalle. Kun ulkoa päin ei tule aivoihin aistiärsykettä, kuten uutta tekstisisältöä tai ääntä, niillä on aikaa jäsennellä jo sisäistettyä materiaalia. Tämä on hyödyllistä erityisesti oppimiselle ja luovuudelle.
Helpota ajan hahmottamista tekemällä ajasta näkyvää
Ajan hahmottaminen voi joskus tuottaa vaikeuksia. Toisinaan aika tuntuu matelevan, kun taas yhtäkkiä pitäisi olla jo menossa jonnekin. Jos havaitset ajan hahmottamisessa vaikeuksia, kannattaa tehdä erilaisia muistutuksia itselle sekä pyrkiä tekemään ajasta näkyvämpää. Seinäkellot ovat vähentyneet kännyköiden käytön myötä, mutta jos ajan hahmottaminen tuottaa vaikeuksia, seinäkello voi kotona auttaa seuraamaan aikaa esimerkiksi lähtökiireessäkin. Tällöin sinun ei tarvitse joka kerta keskeyttää tekemistäsi etsiäksesi puhelinta, vaan ajan seuranta helpottuu. Seinäkelloja on olemassa myös äänettömällä koneistolla, mikäli viisarien tikitys ärsyttää.
Tehtävien ajastamisessa erilaiset ajastimet ovat käytännöllisiä. Saatavilla on myös visuaalisia ajastimia, kuten TimeTimer, mikä voi joillekin auttaa hahmottamaan ajan kulumista.
Voit kokeilla arvioida, kuinka paljon aikaa aamurutiineihisi kuluu. Kirjoita paperille arvio seuraavan aamun aamutoimistasi ja niihin kuluvasta ajasta. Seuraavana aamuna kokeile ajastaa kaikki toiminnot. Vertaa toteutunutta aikaa omaan arvioosi. Vastaavatko ne toisiaan?
Harjoitus voi auttaa hahmottamaan omaa ajantajua. Lisäksi koska aamun rutiinit usein toistuvat samankaltaisina, niihin kuluvan ajan mittaaminen voi auttaa suunnittelemaan päiviä realistisemmin ja tarvittaessa myös korjaamaan aamujen aikataulua tai muokkaamaan rutiineja.
Muita huomioita ajanhallinnasta
Lopeta työskentely vielä, kun on mukavaa
Joskus voi olla hyödyllistä lopettaa työskentely silloin, kun tekeminen vielä sujuu hyvin. Tällöin voi olla helpompi palata tehtävien pariin seuraavana päivänä hyvillä mielin eikä tehtäviin niin herkästi yhdisty ahdistavaa tunnetta ja aloittamisen kynnystä.
Ennen kuin lopetat työskentelyn, kirjoita ylös, mistä jatkat seuraavalla kerralla. Aloittaminen on myöhemmin helpompaa, kun tiedät mitä teet seuraavaksi. Jos olet lähdössä lomalle, voit jopa kirjoittaa itsellesi sähköpostin, johon listaat ja aikataulutat seuraavat tehtävät. Ajasta sähköpostin lähetys itse itsellesi siten, että saat sen, kun palaat töihin. Tällaiseen itselle tehtyyn muistutukseen voi lisätä jotakin itseä piristävää, kuten positiivinen tervehdys itsellesi, muistutus saamastasi positiivisesta palautteesta tai kehusta tai vaikka listaa syistä, miksi teet työtäsi/opintojasi. Tämän voi tehdä myös post it –lapulle oppikirjan väliin.
Pitkissä prosesseissa tärkeintä on eteneminen
Monissa pitkissä projekteissa tärkeintä ei ole se, kuinka paljon yksittäisenä päivänä saa aikaan, vaan se, että eteneminen jatkuu.
Oman energian ja keskittymiskyvyn rajallisuus
Keskittymistä vaativaa työtä voi tehdä vain rajallisen ajan päivässä. Tämä ei ole epäonnistumista vaan normaali osa ihmisen toimintaa. Siihen paljonko tehokasta työskentelyaikaa on käytettävissä vaikuttaa monet tekijät kuten elämäntavat. Kukaan ei pysty tekemään loputtomasti tehokasta aivotyötä päivässä ja palautumista tarvitaan aina ennen pitkää. Joskus on fiksumpaa panostaa laatuun määrän sijaan, mikäli mahdollista.
Jos huomaat selaavasi sosiaalista mediaa kesken työskentelyn, se voi olla merkki tauon tarpeesta. Väsyneenä huomio herkästi herpaantuu tehtävistä ja taukojen merkitys korostuu.
Ajatusten parkkipaikka
Jos keskittyminen yhteen asiaan tuottaa sinulle vaikeuksia, voit kokeilla kirjata kesken työskentelyn päähän pälkähtäviä ajatuksia paperille, josta voit palata niihin seuraavalla tauolla. Voit ottaa esimerkiksi eteesi muistikirjan tyhjän aukeaman, jonka toiselle sivulle kirjaat päähän ilmaantuvat ideat ja toiseen muistettavat tehtävät. Tämä voi helpottaa keskittymistä käsillä olevaan tehtävään.
Työtilan tarkastelu
Pohdi, tukeeko ympäristösi keskittymistä. Liian monet yksityiskohdat ja ärsykkeet voivat viedä huomiota pois tehtävästä. Ideaalitilanteessa työtila on suunniteltu nimenomaan työskentelyä varten, jolloin kiusaus unohtua tekemään muuta on pienempi.
Pohdi voisiko työtilassasi esimerkiksi
ylimääräisiä virikkeitä vähentää,
työpistettä selkeyttää,
ääniympäristöä muokata tai
puhelinta siirtää kauemmas.
Toisaalta työtehtäviin liittyvät virikkeet, kuten motivoiva tai informatiivinen taulu, voi auttaa paneutumaan aiheeseen. Luontoelementeillä ja luontonäkymillä voi olla myös rauhoittava ja stressiä lievittävä vaikutus, joten esimerkiksi huonekasvi työpöydällä voi olla hyväksi.
Myöhästely
Myöhästelyyn voi kokeilla kun–niin -sääntöä:
Kun päähäni tulee ajatus “ei vielä”, niin alan valmistautua lähtöön.
Jos sääntö ei toimi, taustalla voi olla motivaation puute tai kuormitus. Tällöin voi olla tärkeää pohtia omia arvoja ja prioriteetteja sekä levon ja kuormituksen tasapainoa. Joskus lepo voi olla tärkeämpää kuin täydellinen aikataulussa pysyminen. Toisaalta muiden aikataulujen kunnioittaminen on myös tärkeää.
